１１月２７日　会長挨拶

　先日、11月24日（日）にガールスカウトの50周年記念式典に出席して感謝状を頂いて来ましたので報告します。
　本日は電話対応について話をして見たいと思います。電話は直接相手の顔が見えないので相手側の表情や様子が解らないので、直接会って話をする時と違い配慮が必要になって来ます。電話対応で相手に対して有効（おもいやり）な話をするには「クッション言葉」を使用するのが良いようです。「クッション言葉」とは質問に対して答えるという事務的な対応だけで無く「申し訳ありませんが」とか「お忙しいところ恐れ入りますが」と、言った言葉を付け加えることによって相手に好印象を与える事が出来ます。お客様からの電話の場合、ある意味では会社の顔として話をしますので、相手に対して好印象か冷たい感じかの、どちらかを印象を与える訳で、その後のビジネスの進め方にも影響が出てくる可能性があります。
　相手が希望する担当者が不在の場合、「ただ今、席を外しています」とか「ただ今、留守にしています」だけで無く「折り返し連絡させます」とか「何時には貴社しますが、その時でよろしいでしょうか」相手の気持ちを汲みながら返答する事が大事です。よく「ただ今忙しくて手が離せない様です」とか返事をしている場合がありますが、相手に与える印象は「俺の電話より、そちらの方が大事なのかよ」です。嘘でもいいから「来客中でのち程こちらから連絡します」とか「今、近くに出かけたようで帰ってきたらすぐに電話させます」と、言った方が良いと思います。　後、電話がかかってきた場合、出来れば3コール以内に出る。3コール以上は「大変、お待たせしました」を付け加えた方が良いと思います。
待たせる場合は
　「少々、お待ちください」30秒以内。
　「しばらくお待ちください」1分以内。
　「少々、お時間よろしいでしょうか」3分以内。
が限度の様です。
　最後に電話はかけてきた方が受話器を置いてから切るのが最低のマナーだそうです。電話をうまく使って商売繁盛に繋げて下さい。

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